Welke documenten moet je bewaren voor WTTA compliance?

Voor WTTA compliance moet je een vaste set documenten bewaren: identiteitsbewijzen, arbeidscontracten, loonstroken, verblijfs- en werkvergunningen (waar van toepassing), en bewijs van correcte afdrachten. De Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten stelt duidelijke eisen aan welke documenten je beschikbaar moet hebben en hoe lang je ze bewaart. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over documentenbeheer voor WTTA-toelating.

Welke documenten vallen onder de bewaarplicht van de WTTA?

Onder de bewaarplicht van de WTTA vallen alle documenten die aantonen dat je als uitzendbureau of detacheerder correct en transparant opereert. Denk aan arbeidsovereenkomsten, loonstroken, identiteitsbewijzen van medewerkers, inleenovereenkomsten met opdrachtgevers, en bewijs van pensioenafdrachten en sociale premies.

Concreter gezegd gaat het om de volgende categorieën:

Arbeidscontracten en wijzigingen daarop
Loonstroken en salarisspecificaties
Kopieën van identiteitsbewijzen
Inleenovereenkomsten en raamcontracten
Bewijs van pensioenafdrachten en vakantiegeld
Registratie van gewerkte uren
Betalingsbewijzen van sociale premies en belastingafdrachten

De WTTA checklist die toezichthouders hanteren is breed. Het gaat niet alleen om de papieren rondom het dienstverband zelf, maar ook om de financiële verantwoording richting de Belastingdienst en betrokken fondsen. Hoe completer je administratie, hoe soepeler een WTTA audit verloopt.

Hoe lang moet je WTTA-documenten bewaren?

Voor WTTA compliance geldt als hoofdregel een bewaartermijn van minimaal vijf jaar voor de meeste administratieve documenten. Voor fiscale documenten, zoals loonstroken en betalingsbewijzen, geldt een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar vanuit de Belastingdienst. Bewaar documenten altijd zo lang als de langste termijn van toepassing is.

Een handig overzicht:

Arbeidscontracten: minimaal vijf jaar na einde dienstverband
Loonstroken en salarisadministratie: zeven jaar
Identiteitsbewijzen: vijf jaar na einde dienstverband
Inleenovereenkomsten: minimaal vijf jaar
Verblijfs- en werkvergunningen: vijf jaar na afloop geldigheid

Bewaar documenten niet alleen digitaal of alleen fysiek. Een combinatie van beide geeft je de meeste zekerheid bij een onverwachte controle.

Wat zijn de gevolgen van ontbrekende documenten bij een WTTA-controle?

Bij een WTTA-controle kunnen ontbrekende documenten leiden tot het intrekken of weigeren van je WTTA-toelating. Zonder geldige toelating mag je als uitzendbureau geen arbeidskrachten meer ter beschikking stellen. Dat heeft directe gevolgen voor je bedrijfsvoering en je relaties met opdrachtgevers.

Naast het verlies van toelating zijn er ook financiële risico’s. Denk aan boetes vanuit de Inspectie SZW of naheffingen van de Belastingdienst als loon- of premiebetalingen niet aantoonbaar zijn. Opdrachtgevers lopen bovendien het risico aansprakelijk gesteld te worden als zij werken met een niet-toegelaten bureau. De keten van verantwoordelijkheid is dus breed.

WTTA voorbereiding begint dan ook met het op orde brengen van je administratie, ruim vóór een aanvraag of controle plaatsvindt.

Welke documenten zijn specifiek vereist voor arbeidsmigranten onder de WTTA?

Voor arbeidsmigranten gelden aanvullende documentatieverplichtingen bovenop de standaard WTTA-eisen. Je hebt kopieën nodig van geldige verblijfsdocumenten, werkvergunningen (voor niet-EU-burgers), en registratie in de BRP (Basisregistratie Personen). Daarnaast moet je kunnen aantonen dat huisvesting voldoet aan de geldende normen, zoals de SNF-certificering.

Specifiek voor arbeidsmigranten bewaar je:

Kopie van paspoort of identiteitskaart
Verblijfsvergunning of EU-registratiebewijs
Tewerkstellingsvergunning of gecombineerde vergunning (GVVA), indien vereist
Bewijs van BRP-registratie
Huurovereenkomst of huisvestingsdocumentatie conform SNF
Bewijs van informatieverstrekking over arbeidsvoorwaarden in een begrijpelijke taal

De controle op deze documenten is strenger dan bij Nederlandse werknemers. Ontbreekt er iets, dan loop je als uitzendbureau een verhoogd risico bij een WTTA audit.

Wie is verantwoordelijk voor de documentenbewaring: inlener of uitzendbureau?

De primaire verantwoordelijkheid voor documentenbewaring ligt bij het uitzendbureau als juridisch werkgever. Het uitzendbureau sluit de arbeidsovereenkomst, verzorgt de verloning en is daarmee verantwoordelijk voor de volledige personeelsadministratie. De inlener heeft een eigen bewaarplicht voor de inleenovereenkomst en bewijs van toelating van het uitzendbureau.

In de praktijk betekent dit:

Uitzendbureau: arbeidscontracten, loonstroken, identiteitsbewijzen, vergunningen, pensioenafdrachten
Inlener: inleenovereenkomst, registratie van het WTTA-toelatingsnummer van het bureau, urenregistratie

Beide partijen zijn dus verantwoordelijk voor hun eigen deel van de documentatie. Als inlener is het verstandig te controleren of het uitzendbureau waarmee je werkt daadwerkelijk WTTA-toegelaten is. Dat beschermt je ook bij een eventuele controle.

Hoe bewaar je WTTA-documenten veilig en controleerbaar?

Bewaar WTTA-documenten in een gestructureerd digitaal systeem met een duidelijke mappenstructuur per medewerker en per jaar. Zorg voor toegangsbeveiliging, automatische back-ups en een logboek van wijzigingen. Fysieke documenten bewaar je in een afgesloten archiefruimte met beperkte toegang. Het doel is dat je bij een WTTA audit binnen korte tijd elk gevraagd document kunt overleggen.

Praktische tips voor een controleerbaar archief:

Gebruik een HR- of salarisadministratiesysteem dat documenten automatisch koppelt aan medewerkersdossiers
Stel interne procedures in voor het uploaden van nieuwe documenten bij indiensttreding
Plan jaarlijks een interne controle om verlopen vergunningen of ontbrekende documenten te signaleren
Zorg dat meerdere personen toegang hebben, zodat je niet afhankelijk bent van één medewerker
Bewaar documenten altijd in het originele formaat én als beveiligde PDF-kopie

Bij ons zorgen we dat de volledige backoffice administratie van onze opdrachtgevers en intermediairs altijd op orde is. Van arbeidscontracten tot vergunningsbeheer: onze backoffice diensten zijn erop ingericht om WTTA compliance te ondersteunen zonder dat jij er wakker van hoeft te liggen. Heb je vragen over jouw specifieke situatie? Neem contact op en we kijken samen wat we voor je kunnen betekenen.

Frequently Asked Questions

Wat moet ik doen als ik ontdek dat er documenten ontbreken in mijn WTTA-administratie?

Handel dit zo snel mogelijk af door de ontbrekende documenten alsnog op te vragen bij de medewerker, opdrachtgever of betrokken instantie. Leg ook vast waarom het document ontbrak en welke stappen je hebt ondernomen om het te herstellen — dit toont aan dat je als organisatie proactief handelt. Voer daarna een volledige audit van je archief uit om te controleren of er meer hiaten zijn, en stel een intern protocol in om dit in de toekomst te voorkomen.

Mag ik WTTA-documenten uitsluitend digitaal bewaren, of zijn fysieke kopieën verplicht?

De wet schrijft geen specifiek formaat voor, maar digitale bewaring is toegestaan mits de documenten authentiek, volledig en raadpleegbaar zijn. Zorg er wel voor dat gescande kopieën van identiteitsbewijzen en vergunningen leesbaar en ongewijzigd zijn opgeslagen, bij voorkeur als beveiligde PDF. Een combinatie van digitaal en fysiek archiveren blijft de veiligste aanpak, zeker voor originele documenten die bij een controle direct overlegd moeten kunnen worden.

Hoe controleer ik als inlener snel of een uitzendbureau daadwerkelijk WTTA-toegelaten is?

Je kunt het WTTA-toelatingsnummer van een uitzendbureau verifiëren via het openbare register dat door de toezichthouder wordt bijgehouden. Vraag het bureau altijd om hun actuele toelatingsbewijs en noteer het toelatingsnummer in je eigen administratie. Controleer dit ook periodiek, want een toelating kan worden ingetrokken — als inlener ben je mede aansprakelijk als je werkt met een niet-toegelaten partij.

Geldt de WTTA-bewaarplicht ook voor zzp'ers of alleen voor medewerkers in loondienst?

De WTTA richt zich primair op het ter beschikking stellen van arbeidskrachten in loondienst, zoals uitzendkrachten en gedetacheerden. Voor zzp’ers gelden andere regels, maar ook daar moet je als opdrachtgever kunnen aantonen dat er geen sprake is van schijnzelfstandigheid. Bewaar in dat geval overeenkomsten van opdracht, facturen en bewijs van zelfstandige bedrijfsvoering zorgvuldig, ook al vallen die strikt genomen buiten de WTTA-bewaarplicht.

Hoe bereid ik mijn organisatie voor op een onaangekondigde WTTA-controle?

Zorg dat je administratie altijd ‘controle-ready’ is door minimaal één keer per jaar een interne audit uit te voeren aan de hand van de officiële WTTA-checklist. Wijs een vaste verantwoordelijke aan voor documentenbeheer en zorg dat deze persoon weet welke documenten direct beschikbaar moeten zijn. Train ook andere medewerkers zodat bij afwezigheid van de hoofdverantwoordelijke het archief gewoon toegankelijk en begrijpelijk is voor de inspecteur.

Wat gebeurt er met mijn WTTA-documenten als mijn bedrijf fuseert of overgenomen wordt?

Bij een fusie of overname gaan de bewaarverplichtingen mee over naar de rechtsopvolger. De overnemende partij is verantwoordelijk voor het correct archiveren van alle historische documenten, inclusief die van voormalige medewerkers. Leg in de overnameovereenkomst expliciet vast hoe de overdracht van de administratie plaatsvindt en controleer na de overname of alle dossiers volledig en toegankelijk zijn overgezet.

Kan ik een externe partij inschakelen voor mijn WTTA-documentenbeheer, en blijf ik dan zelf verantwoordelijk?

Ja, je kunt het documentenbeheer uitbesteden aan een gespecialiseerde backoffice- of HR-dienstverlener, maar de juridische verantwoordelijkheid blijft altijd bij jou als uitzendbureau of werkgever liggen. Maak duidelijke afspraken vast in een verwerkersovereenkomst over wie welke documenten beheert, hoe beveiliging is geregeld en hoe snel documenten beschikbaar zijn bij een controle. Controleer ook regelmatig of de externe partij daadwerkelijk aan de WTTA-eisen voldoet.